Os escritórios de plano aberto decolaram devido ao desejo de aumentar a interação e a colaboração entre os trabalhadores. Mas um novo estudo inovador descobriu que os funcionários em escritórios de plano aberto gastam 73% menos tempo em interações face a face. O uso de e-mail e mensagens aumentou em mais de 67%.

O estudo é o primeiro a rastrear os impactos de escritórios de plano aberto usando medidas objetivas de comunicação. Ele usou crachás eletrônicos e microfones para monitorar as interações entre os funcionários e rastrear mudanças no uso do e-mail.

As descobertas são baseadas em pesquisas anteriores, que encontrou, por exemplo, ambientes de trabalho de plano aberto comprometem a capacidade dos funcionários de se concentrar e se concentrar em seu trabalho.

Por que abrir o plano?

Teoricamente, existem boas razões para mudar para um escritório de plano aberto. Nosso ambiente social desempenha um grande papel em nossa capacidade de ser proativos e motivados.

E o sucesso nos locais de trabalho modernos geralmente é impulsionado pela maneira como os indivíduos interagem entre si e com a organização.

A pesquisa mostrou que o tempo que os funcionários gastam em "atividades colaborativas" "aumentou em 50% ou mais" nas últimas duas décadas.

Os locais de trabalho que facilitam um contato mais frequente e de melhor qualidade com outras pessoas têm demonstrado melhorar a comunicação e a colaboração nas tarefas, satisfação no trabalho e apoio social.

O design do local de trabalho influencia significativamente isso, apoiando ou diminuindo o trabalho interdependente.

Construir um forte senso de comunidade tem sido um fator chave para o sucesso do provedor de espaço de coworking WeWork. Isso foi amplamente alcançado por meio do ambiente físico de trabalho - espaços limpos, corredores estreitos, cozinhas comunitárias e similares.

Privacidade e concentração são essenciais

Mas, apesar da busca por colaboração nos locais de trabalho, a necessidade de concentração e trabalho individual focado também está aumentando.

E a pesquisa mostra que quando os funcionários não conseguem se concentrar, eles tendem a se comunicar menos. Eles podem até se tornar indiferentes a seus colegas de trabalho.

O trabalho do conhecimento exige que os funcionários atendam a tarefas específicas, reunindo, analisar e tomar decisões usando múltiplas fontes de informação. Quando qualquer um desses processos cognitivos é interrompido, a ineficiência e os erros aumentam.

Ser capaz de se concentrar em uma tarefa sem interrupção ou distração é uma base essencial para um trabalho eficaz.

Mas a pesquisa sugere que um design ruim pode ter consequências indesejadas - aumentando a carga cognitiva dos trabalhadores por meio de alta densidade ou baixa privacidade, ambos aumentam a distração.

Por que o plano aberto não leva necessariamente à colaboração

Em muitos escritórios de plano aberto, o impulso para maior interação e colaboração vem às custas da capacidade de foco e concentração.

Quando a distração torna difícil para os funcionários se concentrarem, os recursos cognitivos e emocionais estão esgotados. O resultado é aumentar o estresse e os erros, minando o desempenho.

Quando os funcionários não conseguem se concentrar em seu trabalho, seu desejo de interagir e colaborar com os outros é reduzido.

Além disso, uma nova pesquisa sugere que o aumento da aglomeração no local de trabalho e os baixos níveis de privacidade levam a comportamentos defensivos e prejudicam as relações no local de trabalho.

Outros aspectos do design do local de trabalho, como vistas da natureza ou acesso à luz do dia, pode repor os recursos cognitivos mesmo na presença de distrações.

Um ambiente esteticamente agradável pode fornecer uma experiência restauradora.

Adicionalmente, pesquisas mostraram que locais de trabalho esteticamente agradáveis ​​podem ajudar a criar confiança nas organizações.

Obtendo o equilíbrio certo

Pesquisas emergentes mostraram que os indivíduos veem ambientes de trabalho semelhantes de maneira diferente. Em vez de uma abordagem de tamanho único, como é tradicional no design de plano aberto, os ambientes de trabalho devem fornecer várias opções que apoiem os funcionários a trabalhar de forma eficaz.

Modelos em evolução de design de local de trabalho buscam alcançar isso, fornecendo diferentes zonas para diferentes tipos de trabalho e diferentes necessidades.

Contudo, o efeito dos arranjos de mesa compartilhada nesses tipos de ambientes requer uma investigação mais aprofundada.

Muitos empregadores estão fortemente focados em promover a colaboração e a interação em detrimento da privacidade e da concentração. Isso tem resultados negativos tanto para a produtividade quanto para as relações de trabalho.

As organizações devem se concentrar em fornecer locais de trabalho que atendam aos requisitos de privacidade e foco, bem como interação e colaboração.

Para alcançar isto, maior ênfase precisa ser colocada na privacidade visual e auditiva, particularmente o uso de tratamentos acústicos, bem como o layout e a aparência do local de trabalho como um todo.

Este artigo foi publicado originalmente em The Conversation. Leia o artigo original.