p Agora que "todo mundo" está trabalhando em casa, pode ser um desafio para as empresas recrutar e integrar novos funcionários. Como os novos contratados podem ser produtivos e sentir que pertencem ao local de trabalho quando estão trabalhando em casa? De acordo com os cientistas, existem boas diretrizes para lidar com isso e, portanto, não há razão para atrasar a ação. p Onboarding, ou socialização organizacional, é um processo que ajuda os recém-chegados a se tornarem membros integrados de sua nova organização. Podem ser novos funcionários entrando em uma empresa, uma pessoa trocando de emprego internamente em uma organização, ou um consultor que está iniciando um novo projeto nas instalações de um cliente. Todos eles serão integrados em um novo departamento ou nova área de especialização.

p O surto de coronavírus e as medidas de controle de infecção subsequentes resultaram em funcionários trabalhando remotamente, o que criou uma situação desafiadora para a integração tradicional de novos funcionários. Contudo, onboarding - receber novos funcionários - em um ambiente de equipe virtual não é nada novo.

p "Muitas empresas têm vasta experiência nisso, por exemplo, em projetos de TI que existem virtualmente e em redes globais, onde todos estão trabalhando em locais diferentes. Também foram desenvolvidas diretrizes baseadas em pesquisas sobre o tópico. Contudo, onboarding para equipes virtuais muitas vezes requer uma abordagem mais estruturada do que o que normalmente é o caso para equipes co-localizadas, "diz Nils Brede Moe da SINTEF.

p E isso se aplica a pessoas que são novas em uma organização ou alguém que está prestes a participar de um novo projeto ou uma nova parte de um negócio. Por meio do processo de integração, novos membros aprenderão as habilidades, conhecimento e comportamento necessários para ter sucesso e ser produtivo em seu trabalho.

p Quanto mais rápido você consegue integrar um novo funcionário, mais rápido a pessoa é capaz de contribuir de forma produtiva para a nova organização ou função. O novo funcionário também experimentará uma sensação de domínio mais rápido, o que, por sua vez, aumenta sua motivação e satisfação no trabalho.

p Tempo é dinheiro - atrasos podem custar caro

p Moe fez uma pesquisa considerável sobre como trabalhamos juntos em empresas de tecnologia usando equipes autônomas, e, não menos importante, como trabalhamos com projetos que não exigem que estejamos sentados fisicamente próximos uns dos outros.

p Ele diz que não há razão para atrasar o processo de integração:

p Muitos projetos e empresas arrastam os pés quando se trata de recrutar novos funcionários, o que, por sua vez, significa que as principais iniciativas estão atrasadas, que as pessoas não sejam informadas para que possam começar a trabalhar mais cedo, ou que as empresas não conseguem mover recursos para novas áreas-chave de forma eficaz. Em vez de contratar, as empresas estão começando a diminuir, e a criação de valor total é reduzida.

p "Agora ouvimos sobre projetos que estão atrasados ​​ou cancelados, projetos que possam ter um grande impacto social ou comercial para as partes interessadas com as quais trabalhamos, "diz Moe.

p Seu conselho para as empresas é que elas precisam 'ir direto ao ponto' e procurar maneiras inovadoras de recrutar novos funcionários e lançar projetos.

p "A principal questão é como as empresas podem melhor integrar e socializar novos funcionários em equipes virtuais que não se sentam juntas fisicamente, " ele diz.

p Fazendo um novo normal

p Um novo membro da equipe deve estar familiarizado com as rotinas diárias e práticas comuns da equipe. Ela deve saber onde encontrar informações, a quem ela pode pedir para obter essas informações, e qual seria o melhor meio para adquiri-lo. Também é importante obter uma introdução à cultura organizacional e às normas no local de trabalho:como ela deve trabalhar e interagir socialmente com a equipe, e como ela pode ter sucesso em sua função e crescer dentro da organização.

p "Estudamos a integração em equipes virtuais. Com base em nossas descobertas, podemos oferecer algumas sugestões sobre como a integração pode ser realizada nas atuais circunstâncias. Usamos um modelo conhecido de Talya N. Bauer em nossa pesquisa, "diz Moe.

p Aqui estão seis recomendações dos pesquisadores para empresas que estão contratando novos funcionários na época da coroa:

p Durante o recrutamento

p "O recrutamento é mais do que uma revisão de currículos e entrevistas para avaliar a competência e adequação do candidato. É igualmente importante fornecer boas informações sobre o trabalho em questão, já que a meta é estabelecer expectativas adequadas para o novo funcionário - e atendê-las.

p Dica:A equipe que vai contratar novos membros deve participar ativamente dos processos de integração - e isso significa estar engajada também no recrutamento. Os membros da equipe que estão envolvidos no recrutamento têm uma atitude muito mais positiva em relação ao processo de integração. Quando uma equipe pode influenciar quem está sendo contratado, vai fortalecer ainda mais a autonomia da equipe. O gerente da equipe, o gerente técnico e o proprietário do produto devem fazer parte desse processo.

p Crie um programa introdutório que ajude os novos funcionários a compreender os aspectos mais críticos de seu novo trabalho e do negócio. Deve também abordar a cultura e os valores da empresa. Por exemplo, o setor bancário é uma indústria altamente regulamentada, o que torna importante ensinar os funcionários sobre os requisitos legais e regulamentares.

p Dica:forneça uma introdução completa sobre o que sua empresa está fazendo e suas soluções técnicas. Comece a resolver tarefas reais o mais rápido possível. O recém-chegado não deve ficar muito tempo no banco da escola. Isso significa que eles devem resolver as atribuições de trabalho junto com outros em um estágio inicial.

p Fornece uma introdução completa ao pessoal-chave e onde vários recursos podem ser encontrados online.

p Crie uma ferramenta de suporte

p A ferramenta de suporte deve consistir em um plano escrito:Um documento formal com cronogramas, Objetivos, responsabilidades e recursos de apoio para todos os novos funcionários. Este plano desempenha um papel importante no esclarecimento de expectativas e no fornecimento de acesso a recursos úteis, idealmente com a ajuda de listas de verificação de alta qualidade.

p Dica:Todos na equipe virtual e os principais membros da equipe devem estar familiarizados com o plano. Você também deve fornecer uma visão geral de questões práticas, como acesso, segurança, não divulgação e como usar várias ferramentas e equipamentos - e como equipamentos, como computador e telefone, devem ser fornecidos ao funcionário em uma organização virtual.

p Fale um com o outro e forneça feedback

p Os novos funcionários precisam de feedback e orientação contínuos para compreender sua função. Durante a integração real, esta é uma responsabilidade mútua - o recém-chegado deve buscar ativamente feedback, e o gerente deve fornecer feedback regularmente.

p Dica:organize videochamadas individuais com o mentor, gerente de equipe e, de preferência, várias outras pessoas da equipe. A equipe deve se conectar com frequência, de preferência diariamente, e refletir sobre as experiências adquiridas durante a fase inicial - com o objetivo de descobrir o que funciona e o que não funciona, e fortalecer a equipe. Quando o novo funcionário se sente mais confiante, ela se sentirá mais à vontade para fazer perguntas importantes para esclarecimentos rápidos. Lembre-se de que estar equipado com ferramentas adequadas para reuniões virtuais é essencial.

p Também seria aconselhável ter um sistema que mostrasse com o que todos estão trabalhando o tempo todo, porque eles estão fazendo isso, e quando eles têm tempo para falar sobre isso.

p Pratique juntos!

p Estabelecer atividades de treinamento que envolvam atribuições de trabalho profissional e tarefas vinculadas à cooperação e comunicação, alinhado com as habilidades do funcionário e requisitos de trabalho. Fornecer um portal de treinamento virtual dedicado ou uma visão geral de ferramentas úteis seria uma boa ideia.

p Dica:As atividades de treinamento devem ser realizadas regularmente. Para a indústria de TI em particular, métodos eficazes de treinamento que funcionam em uma base remota devem ser usados, como programação em pares, programação mob, Codificação do Dojo e revisão do código. Após cada sessão de treinamento, você deve avaliar o que funcionou e o que não funcionou.

p Coaching e suporte são importantes

p Ter um bom programa de mentoria parece ser um dos fatores mais importantes para novas contratações virtuais. Em um estudo onde os pesquisadores analisaram a eficácia de ter um mentor em equipes virtuais ao longo de um período de 12 semanas, o mentor teve um impacto significativo após 5 semanas. (Integração em projetos de código aberto, 2014, Fagerholm, Guiné, Borenstein, Münch)

p Os novos funcionários com um mentor nomeado eram cinco vezes mais ativos do que aqueles sem um mentor. Para se beneficiar do esquema, não deve ser encerrado prematuramente. Também compensa financeiramente:as descobertas dos pesquisadores sugerem que uma curva de treinamento regular para um novo funcionário pode levar até dois anos. Usar um mentor pode acelerar o tempo que leva para se tornar totalmente produtivo.

p Outra descoberta importante é que as novas contratações exigem comunicação informal frequente com as outras pessoas do projeto. Isso aumenta a confiança e torna mais fácil para os novos contratados chegarem diretamente aos membros seniores da equipe.

p Dica:Um mentor deve ser uma figura central na equipe e estar muito familiarizado com os aspectos técnicos. Não escolha um mentor simplesmente com base em quem tem mais tempo de sobra. Contudo, o mentor deve ser capaz de se comprometer a acompanhar de perto o funcionário por meio digital, como videoconferências individuais frequentes e mensagens por meio do Slack, Yammer ou canais de comunicação informais semelhantes.

p Durante a integração virtual, o novo funcionário também deve ter a oportunidade de conversar com outras pessoas que se encontram na mesma situação. Por exemplo, se houver vários novos funcionários sendo recrutados ao mesmo tempo (seja como novas contratações ou por meio de uma consultoria), estes devem ter uma rede própria onde possam discutir e compartilhar experiências.

p Veja como as empresas norueguesas estão preparando seus processos de integração agora:

p Os processos de recrutamento da empresa de poupança e seguros Storebrand não foram suspensos, mesmo que trabalhar remotamente tenha se tornado a nova norma.

p “Receberemos 15 novos funcionários em 1º de abril. Agora teremos que fazer isso de uma forma um pouco diferente da que estamos acostumados. No primeiro dia, eles virão pessoalmente ao nosso Lysaker HQ para coletar um computador e seu cartão de acesso. De lá, eles estarão trabalhando virtualmente, "diz Live Leer, chefe de treinamento e liderança na Storebrand.

p Ela acredita que a integração virtual exige mais estrutura agora do que normalmente acontece.

p "O principal objetivo do processo de integração é fazer com que você tenha um senso de propriedade, orgulho e pertencimento. Os novos funcionários devem sentir que fizeram uma boa escolha e que são bem tratados, mesmo que não possamos nos encontrar fisicamente, " ela diz.

p A Storebrand resolveu esse desafio criando um programa digital para os recém-chegados:Smart Start April 2020. Consiste em três pontos principais:

• Conhecer a empresa; sua estratégia, propósito e por que fazemos o que fazemos na Storebrand.
• Conhecer os sistemas para que possam trabalhar de forma independente e rápida. É essencial se familiarizar com os sistemas com os quais os outros estão trabalhando o mais rápido possível.
• Introdução ao aprendizado e desenvolvimento. Conheça nossa filosofia de aprendizagem:você deve 'aprender fazendo' por meio do trabalho que realiza.

p "É importante que as pessoas integradas conheçam pessoas de toda a organização, não apenas sua própria equipe, mas pessoas de diferentes áreas. Também deve haver sistemas em vigor para permitir que os novos funcionários também formem redes e compartilhem experiências, "diz Live Leer.

p A empresa já configurou alguns cursos obrigatórios disponíveis online, cobrindo tópicos como lavagem de dinheiro, trabalho anticorrupção, e ética.

p "Nós realmente não sabemos como o processo de receber novas pessoas por meio de um ambiente virtual ainda vai dar certo, pois esta é uma experiência nova para nós. Portanto, precisamos ser humildes sobre isso, Experimente, medir os resultados e aprender com eles para fazer os ajustes necessários. Novos funcionários devem ser acompanhados de perto, e o feedback é importante, " ela diz, e adiciona:

p "O Departamento de Pessoas (Grupo de RH) e os gerentes de cada funcionário estarão em contato próximo com eles - digitalmente. A Storebrand também está trabalhando com os gerentes para incluí-los no processo e garantir que todos estejam acompanhando nossas novas contratações e ajudando eles entram em ação o mais rápido possível, "diz Leer.

p A empresa também fica atenta ao medir com frequência o engajamento dos funcionários. Cada funcionário recebe um conjunto de perguntas para pontuar ou comentar anonimamente, que fornece aos gerentes feedback frequente sobre o desempenho de suas equipes e a capacidade de implementar rapidamente as mudanças necessárias para manter altos níveis de engajamento em toda a força de trabalho da empresa.

p Pausas para café virtuais e questionários na hora do almoço

p Na empresa de consultoria Kantega, os preparativos também estão em andamento. Eles estão interessados ​​em colocar rapidamente seus consultores em operação em suas várias atribuições.

p "Isso é importante para os clientes que têm tarefas que precisam ser resolvidas, e para os consultores que precisam estar envolvidos em atribuições significativas. Não queremos que eles fiquem ociosos. Queremos que nossos consultores gostem de estar no trabalho e sejam integrados à nova equipe rapidamente, para ter uma sensação de domínio e se tornar produtivo o mais rápido possível. É por isso que criamos algumas diretrizes com base em pesquisas e nossas próprias experiências, "diz Siv Holen de Kantega.

p “Nossa ênfase é em ter um diálogo com nossos clientes sobre como o onboarding deve ser realizado. É um processo que agora requer uma abordagem mais estruturada do que antes, para não mencionar o quão importante é envolver todas as partes.

p "Portanto, é importante concordar sobre quem faz o quê, para que o consultor seja acolhido e consiga construir redes rapidamente nas instalações do cliente. As pessoas não conversam mais perto da máquina de café, e esse sempre foi um ótimo lugar para fazer perguntas e se atualizar. Há muito conhecimento silencioso nas equipes; dicas e truques do comércio que em sua maioria não estão documentados, " ela diz.

p Holen acredita que isso pode contribuir para mudanças positivas a longo prazo:

p "O que estamos fazendo agora é que nos tornamos melhores em ter uma boa estrutura para o processo de integração, que traremos conosco depois que isso acabar, " ela diz.

p Contudo, as circunstâncias em torno do coronavírus também apresentam alguns desafios, por exemplo, o fato de que ocasionalmente tem sido difícil obter computadores de clientes, que exigem que o consultor trabalhe com os equipamentos do cliente. Em muitos lugares, você também precisa estar fisicamente presente no local de trabalho para se conectar a determinados sistemas.

p "Em tais casos, precisamos colaborar e encontrar boas soluções que permitam ao consultor começar a trabalhar rapidamente. "

p A empresa de consultoria está trabalhando no estabelecimento de um esquema de mentoria. A ênfase atual está na criação de espaços úteis e convenientes para networking e treinamento profissional na nova vida diária virtual. Os consultores estão acostumados a usar a programação em pares como a melhor forma de entrar em um novo projeto e conhecer os demais integrantes da equipe. Isso é especialmente verdadeiro agora que todos estão trabalhando em casa. O aspecto social do local de trabalho também é importante e tem prioridade na vida cotidiana normal, e esse ainda é o caso.

p "Minha equipe faz coffee breaks virtuais todos os dias às 10. Este é um espaço importante para as novas pessoas da equipe. Na hora do almoço, realizamos questionários em vídeo em toda a organização em Kantega. É um projeto divertido que pode ajudar a aliviar parte da necessidade de contato social que estamos perdendo no momento, "diz Siv Holen em Kantega.