p Você conhece aquela pessoa que sempre parece estar à frente de seus prazos, apesar de estar inundado? Você olha para eles com inveja e se pergunta como eles fazem isso? p "Independentemente da localização, indústria, ou ocupação, a produtividade é um desafio enfrentado por todo profissional, "diz Robert Pozen, palestrante sênior da MIT Sloan School of Management.

p Como parte de sua pesquisa em andamento e auxiliado pelo estudante de graduação do MIT Kevin Downey, Pozen pesquisou 20, 000 indivíduos auto-selecionados em gestão de seis continentes para aprender por que algumas pessoas são mais produtivas do que outras.

p A ferramenta de pesquisa, apelidado de Classificação de Produtividade de Pozen, consiste em 21 questões divididas em sete categorias:planejando sua programação, desenvolver rotinas diárias, lidando com suas mensagens, fazendo muito, melhorando suas habilidades de comunicação, realizando reuniões eficazes, e delegar a outros. Esses hábitos e habilidades particulares são essenciais para o programa de Educação Executiva MIT Sloan de Pozen, Maximizando sua produtividade:como se tornar um executivo eficiente e eficaz, e seu livro mais vendido, "Extrema produtividade:impulsione seus resultados, Reduza suas horas. "

p Depois de limpar os dados, Pozen e Downey obtiveram um conjunto completo de respostas de 19, 957 entrevistados. Quase metade eram residentes da América do Norte; outros 21 por cento eram residentes da Europa, e 19 por cento eram residentes da Ásia. Os 10 por cento restantes incluíam residentes da Austrália, América do Sul, e a África.

p Eles identificaram os grupos de pessoas com as classificações de produtividade mais altas e descobriram que os profissionais com as pontuações mais altas tendiam a se sair bem nos mesmos grupos de hábitos:

• Eles planejaram seu trabalho com base em suas principais prioridades e, em seguida, agiram com um objetivo definido;
• desenvolveram técnicas eficazes para gerenciar um grande volume de informações e tarefas; e
• eles entenderam as necessidades de seus colegas, permitindo reuniões curtas, comunicações responsivas, e direções claras.

p Os resultados também foram interessantes quando analisados ​​pelos dados demográficos dos participantes da pesquisa.

p Geograficamente, a pontuação média de produtividade para os entrevistados da América do Norte estava no meio do pacote, embora os americanos tendam a trabalhar mais horas. Na verdade, a pontuação da América do Norte foi significativamente menor do que as pontuações de produtividade média dos entrevistados da Europa, Ásia, e Austrália.

p Idade e antiguidade estavam altamente correlacionados com a produtividade pessoal - profissionais mais velhos e mais experientes registraram pontuações mais altas do que colegas mais jovens e mais jovens. Os hábitos desses entrevistados mais seniores incluíram o desenvolvimento de rotinas para atividades de baixo valor, gerenciando o fluxo de mensagens, realizando reuniões eficazes, e delegar tarefas a outros.

p Embora as pontuações gerais de produtividade de profissionais do sexo masculino e feminino fossem quase as mesmas, havia algumas diferenças notáveis ​​em como mulheres e homens conseguiam ser tão produtivos. Por exemplo, as mulheres tendiam a pontuar especialmente quando se tratava de reuniões eficazes - mantendo as reuniões por menos de 90 minutos e terminando com um acordo sobre as próximas etapas. Por contraste, os homens se saíram particularmente bem em lidar com alto volume de mensagens - não olhando seus e-mails com muita frequência e pulando mensagens de baixo valor.

p Lidando com sua enxurrada diária de mensagens

p Embora seja claro que a capacidade de lidar com a sobrecarga da caixa de entrada é fundamental para a produtividade, como isso é feito pode ser menos claro para muitos de nós, que estremece com nosso acúmulo contínuo de e-mails.

p "Todos nós temos tantas coisas pequenas, como e-mail, que nos oprime, e acabamos dedicando um tempo precioso a isso, "diz Pozen." A maioria de nós olha o e-mail a cada três ou cinco minutos. Em vez de, olhe a cada uma ou duas horas, e quando você olha, olhe apenas para o assunto e o remetente, e basicamente pular 60-80 por cento dele, porque a maioria dos e-mails que você recebe não são muito úteis. "Pozen também incentiva responder e-mails importantes imediatamente, em vez de sinalizá-los e encontrá-los novamente mais tarde (ou esquecê-los completamente), além de sinalizar contatos importantes e fazer amplo uso de filtros de e-mail.

p Contudo, Pozen enfatiza que o gerenciamento de e-mails recebidos, embora seja uma habilidade importante, precisa ser emparelhado com outro, mais hábitos de visão geral para ser eficaz, como definir suas prioridades mais altas. Ele adverte que, sem um conjunto específico de objetivos a serem perseguidos - tanto pessoais quanto profissionais - muitas pessoas ambiciosas dedicam tempo insuficiente a atividades que realmente apóiem ​​seus objetivos principais.

p Mais dicas para maximizar sua produtividade

p Se você quiser se tornar mais produtivo, tente desenvolver os "grupos de hábitos" demonstrados nos resultados da pesquisa de Pozen e possuídos pelos profissionais mais produtivos. Isso inclui:

• Concentrando-se em seus objetivos principais:todas as noites, reveja a programação do dia seguinte para enfatizar suas principais prioridades. Decida seu propósito para ler qualquer material extenso antes de começar.
• Gerenciando sua sobrecarga de trabalho:ignore mais de 50-80 por cento de seus e-mails com base no remetente e no assunto. Divida grandes projetos em pequenos passos - e comece com o primeiro passo.
• Apoiando seus colegas:Limite qualquer reunião a 90 minutos ou menos e termine cada reunião com as próximas etapas claramente definidas. Combine as métricas de sucesso com sua equipe.

p A ferramenta de pesquisa de Pozen ainda está disponível online. Os que o completarem receberão um relatório de feedback com dicas práticas para melhorar a produtividade. Você também pode aprender com Pozen em primeira mão em seu programa de Educação Executiva do MIT, "Maximizando sua produtividade pessoal." p Esta história foi republicada por cortesia do MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), um site popular que cobre notícias sobre pesquisas do MIT, inovação e ensino.