p Você acredita que o e-mail atrapalha tarefas mais importantes no trabalho - ou que verificar sua caixa de entrada apenas algumas vezes por dia é a abordagem mais eficiente? p Uma nova pesquisa feita por um especialista em e-mail da Kingston University de Londres está desafiando algumas das crenças comuns sobre a melhor maneira de gerenciar - e usar - e-mails no local de trabalho.

p Dra. Emma Russell, Chefe do Grupo de Pesquisa de Bem-estar no Trabalho da Kingston Business School em Londres, conduziu uma extensa revisão da literatura sobre as estratégias que as pessoas usam para gerenciar seu e-mail de trabalho. Os temas emergentes foram então verificados em entrevistas com um grupo de adultos que trabalham para descobrir como essas abordagens funcionam na prática.

p Encomendado por especialistas em locais de trabalho do Reino Unido, Acas, os resultados do estudo agora estão sendo usados ​​para fornecer informações imparciais e orientação para empregadores e empregados. Além de levar ao desenvolvimento de uma série de dicas importantes para os funcionários, a pesquisa também questionou a eficácia das percepções populares sobre o uso de e-mail.

p Um exemplo disso foi a crença de que o e-mail era uma distração real e demorada, trabalho importante - quando de fato, apenas uma proporção muito pequena de e-mails enviados e recebidos no trabalho não são essenciais para o trabalho, Disse o Dr. Russell.

p "As pessoas usam e-mail para ajudá-las a realizar seus trabalhos, "explicou o especialista em psicologia ocupacional." A maioria das pessoas diz que não poderia imaginar ser capaz de fazer seu trabalho de forma eficaz sem ele, e muito poucos enviam e-mails críticos não relacionados ao trabalho durante o dia de trabalho. "

p Outro mito desafiado pela pesquisa foi que o e-mail atrapalha o desenvolvimento de fortes relacionamentos de trabalho entre colegas - ao passo que, na verdade, reflete apenas a cultura existente no local de trabalho, Dr. Russell acrescentou.

p "A forma como os e-mails são usados ​​tende a refletir a cultura de uma organização - por exemplo, usuários de e-mail exibirão etiqueta de e-mail inadequada, e copiar pessoas em mensagens para responsabilizar os outros, se existe uma cultura de culpa. Quando a cultura de confiança é boa, o e-mail é usado para criar relacionamentos novos e gratificantes. "

p Enquanto isso, a ideia de que as pessoas deveriam verificar seus e-mails apenas algumas vezes por dia era outra prática comum considerada contraproducente. Em vez de, verificar e processar e-mails regularmente ao longo do dia permite que os funcionários priorizem e controlem sua carga de trabalho com eficácia - e evita as implicações negativas de um acúmulo de tarefas na caixa de entrada, Disse o Dr. Russell. "A chave aqui é não permitir que o e-mail interrompa seu trabalho, mas para escolher quando essas verificações são feitas, " ela adicionou.

p A pesquisa a levou a identificar três temas principais aos quais as estratégias se relacionam - a cultura do e-mail na qual o usuário opera, a formação de comportamentos conforme a tecnologia se desenvolveu ao longo do tempo, e diferenças individuais relacionadas às características e percepções pessoais.

p Os resultados da pesquisa permitiram ao Dr. Russell compilar uma série de dicas importantes para gerenciar com eficácia o e-mail no trabalho. "Está claro que não há um conjunto de estratégias que sirva para todos que irão melhorar universalmente nossa produtividade e bem-estar no trabalho, "disse ela." Mas usar apenas algumas dessas dicas pode melhorar significativamente a maneira como gerenciamos nosso e-mail, e nos ajuda a sentir mais controle. Os indicadores são suficientemente fundamentados em pesquisas para fornecer alguns conselhos úteis. "

p Rachel Pinto, gerente de pesquisa sênior da Acas - que encomendou a pesquisa - disse que o e-mail é parte integrante da vida profissional de muitas pessoas, portanto, desenvolver estratégias para lidar com isso de forma eficaz era vital. "A pesquisa sugere que empregadores e funcionários podem se beneficiar da revisão de seus comportamentos e práticas de e-mail para ajudar a gerenciar as caixas de entrada e garantir que os e-mails não se tornem uma fonte de estresse, "ela disse." Indo em frente, A Acas usará essa pesquisa para ajudar a informar e desenvolver nossa orientação para ajudar os locais de trabalho a desenvolver ambientes de trabalho e relacionamentos positivos. "

p As principais dicas do Dr. Russell para gerenciar e-mail no trabalho:

• Trate e limpe e-mails sempre que verificá-los. Não apenas leia, mas aja de acordo - arquive, sinalize, delete isso. Ao reduzir a desordem da caixa de entrada, as pessoas relatam que se sentem menos sobrecarregadas.
• Desligue os alertas de e-mail. As interrupções podem ter um impacto negativo em nossa eficiência, mas certifique-se de que você ainda está conectado regularmente - uma vez a cada 45 minutos ou mais - para ficar por dentro do e-mail e das novas prioridades de trabalho.
• Use a função 'atrasar envio' ao enviar e-mail fora do horário, para que os destinatários recebam seus e-mails apenas durante o horário normal de trabalho. Isso significa que enquanto você aproveita a flexibilidade do e-mail, você não está impondo isso ao destinatário.
• Reveja suas estratégias pessoais de e-mail - elas são objetivas e eficientes ou são habituais e reacionárias? Muitas pessoas estão engajadas em automação, uso reativo de e-mail que pode impedir a tomada de decisões e pensamentos mais estratégicos.

p O Dr. Russell estuda o comportamento do e-mail no local de trabalho e seu impacto no bem-estar público há mais de 12 anos e já realizou pesquisas sobre como as práticas de e-mail de trabalhadores diligentes os tornam infelizes e menos eficazes.