Em maio deste ano, estávamos convocando uma conferência dos sonhos:140 acadêmicos afins em uma ilha grega por três dias e meio para trabalhar em um tópico que nos interessava - organização sustentável.

Reconhecemos a contradição de viajar para Creta para discutir uma organização sustentável. Mas era uma longa tradição do Workshop de Verão de Estudos de Organização - um workshop anual de acadêmicos de organização - estar lá. O workshop deste ano enfocou como as empresas e outras organizações podem ser reconfiguradas para operar de maneiras mais ecologicamente corretas e socialmente justas.

Então, tentamos, em vez disso, tornar a própria conferência sustentável usando um local sustentável, servindo apenas refeições vegetarianas, evitando plásticos e ar condicionado, e encorajando a compensação de carbono.

Então o universo nos lançou uma bola curva na forma de COVID-19, o que nos fez repensar uma organização sustentável. Apesar de uma total falta de experiência, e sem financiamento, decidimos mudar para online. Mais de 100 participantes, em 14 fusos horários, decidiu experimentar conosco.

Tomamos algumas decisões. Como lidar com fusos horários? Como lidar com questões de tecnologia? Como garantir que a conferência não fosse apenas satisfatória intelectualmente, mas também contribuiu para as interações sociais que aprofundaram as discussões, fomentou colaborações, e isso sempre tornou o workshop de verão tão especial?

E como organizar isso em apenas algumas semanas?

Então aqui está o que fizemos.

Discussões em grupo e salas de zoom

Decidimos reduzir a conferência para dois dias e meio, distribuindo a maioria das sessões pelas horas que funcionavam para os fusos horários da maioria dos participantes. Mas também garantimos que houvesse pelo menos algumas sessões para aqueles que estavam fora do corredor principal do tempo.

Pedimos aos autores que postassem um vídeo de 10 a 15 minutos de sua apresentação no YouTube uma semana antes da conferência, que as pessoas poderiam assistir em seu próprio tempo.

Em seguida, organizamos sessões de Zoom de 50 minutos com cerca de 18 a 25 participantes. Cada um apresentou comentários em três artigos (quatro a cinco minutos por artigo, sem usar slides para evitar problemas de tecnologia). Os autores dos artigos responderam brevemente, o que levou a uma discussão aberta no grupo.

Nas primeiras sessões, os presidentes das sessões freqüentemente tinham que estimular discussões. Mas as interações tornaram-se bastante animadas.

Deixamos as salas abertas após os 50 minutos e as conversas informais que tornam as oficinas tão ricas muitas vezes continuaram.

Também incluímos duas sessões de apresentação. Uma foi uma sessão plenária para todos os (mais de 100) participantes da conferência, que incluiu discussões abertas. E houve três sessões sociais, em que os participantes foram atribuídos aleatoriamente a salas de descanso para que pudessem desfrutar de conversas em pequenos grupos (duas a cinco pessoas), ou participe de conversas em grupos maiores.

Benefícios digitais

Embora tenhamos perdido as bebidas após o trabalho à beira da piscina na Grécia, ficamos agradavelmente surpresos ao descobrir que a conferência virtual teve vários benefícios.

Nenhuma viagem não apenas reduziu os impactos ambientais, mas também o impacto na vida profissional, permitindo a participação de algumas pessoas que de outra forma não poderiam, por causa do tempo necessário.

Alguns participantes nos disseram que, por razões orçamentárias ou familiares, eles só puderam comparecer à conferência porque era virtual.

Embora as taxas de conferência sejam necessárias no futuro para compensar os custos organizacionais, as conferências virtuais ainda serão muito mais baratas do que as presenciais, permitindo uma participação mais ampla.

A designação aleatória de pessoas para salas de descanso para os horários sociais garantiu conversas entre pessoas que, de outra forma, não teriam interagido. Aumentou a camaradagem durante a conferência virtual, levando a discussões estimulantes.

A função de chat durante as conversas permitiu que os participantes compartilhassem recursos e ideias geradas pelas conversas imediatamente, o que poderia desencadear insights adicionais, entre outros. Por exemplo, a ideia de começar uma Plataforma Utopia para compartilhar blogs, recursos de ensino e pesquisa foram chocados no chat durante uma palestra. Desde então, lançamos esta plataforma.

O feedback dos participantes foi extremamente positivo, embora as expectativas provavelmente fossem baixas.

Imaginamos uma maior variedade de formatos de conferência no futuro, incluindo reuniões virtuais mais regulares, mas mais curtas, anos alternados de reuniões físicas e modelos mistos com algumas sessões virtuais e alguns participantes remotos.

Nossa experiência induzida pelo COVID-19 nos mostrou que a conferência virtual é prática e desejável como meio de organização sustentável e garantia de participação mais democrática.

Este artigo foi republicado de The Conversation sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.