A pesquisa atual sobre o trabalho em equipe está mostrando que não nos tornamos menos produtivos trabalhando em casa, desde que trabalhemos de forma inteligente e sejamos equipados com ferramentas que nos permitam trabalhar em conjunto com os nossos colegas. Neste artigo, pesquisadores estarão nos aconselhando não apenas sobre o que funciona, mas também no que não é tão inteligente.

Por algum tempo agora, o cientista pesquisador Nils Brede Moe da SINTEF, Noruega, tem estudado equipes que trabalham para empresas como a Spotify, Ericsson e DNV GL, bem como vários bancos e empresas de consultoria.

Ele acredita que é mais do que possível manter a produtividade, mesmo que agora tenhamos que trabalhar em casa - nas chamadas equipes virtuais.

"Não é o caso de equipes virtuais significarem menor produtividade, embora possa ser um pouco mais desafiador para essas equipes trabalharem com eficiência, "diz Moe." Nossa pesquisa revelou algumas equipes virtuais que são muito mais eficazes do que equipes co-localizadas, " ele diz.

Muitas pessoas sentem que fazem mais quando trabalham em casa, onde há menos interrupções. Isso é algo que os próprios pesquisadores observaram.

"Na média, um desenvolvedor precisa de 20 minutos para retornar a uma tarefa após uma interrupção, "diz Moe.

A comunicação adequada é fundamental

Trabalhar em casa torna mais fácil avaliar quais tarefas devem ser priorizadas, pois evitamos ter que lidar com um fluxo contínuo de entradas e tarefas externas. Contudo, os benefícios de trabalhar em casa podem ser uma vantagem. É muito fácil interromper reuniões que de fato têm um propósito útil. Ter tanta comunicação por escrito torna mais fácil para as pessoas se entenderem mal.

"Descobrimos que é extremamente importante usar a videoconferência e conversar uns com os outros, em vez de simplesmente compartilhar pensamentos e necessidades por escrito, "diz Moe." As videochamadas devem ser obrigatórias para equipes que não trabalham no mesmo local, " ele diz.

Ele também destaca a importância de ter um bom equipamento - fones de ouvido de qualidade, computadores e, não menos importante, uma conexão de internet confiável. Outro conselho que ele dá é que não devemos trabalhar sentados no sofá. Não surpreendentemente, pesquisas mostram que isso não favorece nossas costas, então o conselho é levantar, fique de pé e caminhe.

"Uma boa ideia é ter uma conversa cara-a-cara ao telefone enquanto dá uma caminhada, "diz Moe.

Aqui estão as cinco dicas dos pesquisadores para videoconferências online:

• Não use reuniões apenas para atualizações de status. Essas informações podem ser compartilhadas de outras maneiras. São os gerentes que tiram o máximo das reuniões de status, mas eles são de pouco valor para os membros comuns da equipe
• Certifique-se de que todos tenham a oportunidade de falar (aplique um exercício de verificação durante reuniões mais longas)
• Certifique-se de que a posição do presidente da reunião seja alternada para que mais de uma pessoa assuma a responsabilidade
• Use a videoconferência em todos os momentos
• Não tenha muitos participantes na reunião. Reuniões com mais de 11 ou 12 participantes diminuíram o valor para os participantes. Se houver muitas pessoas presentes, uma dica é levantar a mão se tiver algo a dizer.

Um chefe virtual tem um trabalho exigente

Outra descoberta da pesquisa é que os gerentes geralmente sentem a necessidade de exercer níveis maiores de microgerenciamento quando os membros de sua equipe estão trabalhando remotamente.

"Isso não é uma boa ideia, "diz Moe, e continua explicando. "As reuniões realizadas apenas para relatar muitas vezes são ineficazes. Se um gerente acredita que os membros de sua equipe estão trabalhando normalmente, não há razão para supor que haja uma maior necessidade de relatórios de status quando os membros da equipe estão trabalhando em casa, " ele diz.

Contudo, não é tão fácil ser o gerente de uma equipe virtual. Por esta razão, os pesquisadores recomendam que os gerentes gastem seu tempo selecionando interfaces de tecnologia conjuntas eficazes e de alta qualidade que garantam que todos na equipe estejam conectados através dos mesmos sistemas. Também é importante que os gerentes gastem mais tempo em uma função de suporte e treinamento em vez de exigir relatórios de suas equipes.

"O foco principal de um gerente deve ser remover obstruções e ajudar a identificar soluções eficazes, ambos juntos com a equipe como um todo, e com membros individuais da equipe, "diz Moe.

Pegue um para o time - mas não de pijama!

No construtor de empreendimentos e empresa de consultoria Iterate, que participa de um projeto de pesquisa com o SINTEF, as pessoas estão bem cientes de sua nova situação de trabalho. Mas o clima na empresa é bom.

"Agora estamos trabalhando em casa porque temos que, e nos sentimos bem com isso porque estamos todos juntos nisso, "diz o CEO Rune Larsen." O desafio será o que acontecerá quando estivermos trabalhando assim por seis meses. O que acontecerá quando nossa solidariedade começar a se desfazer? No momento nosso foco contínuo está na reflexão e treinamento para que possamos nos adaptar à nova situação, " ele diz.

O Departamento de RH da Iterate teve uma série de reuniões individuais hoje cedo para descobrir como os funcionários individualmente estavam se sentindo. Larsen não acredita em enviar uma série de e-mails. Em vez de, ele ressalta que atua em um setor hábil no trabalho digital.

"As empresas que não têm o hábito de trabalhar digitalmente em um ambiente distribuído estão enfrentando desafios maiores do que nós, " ele diz.

Larsen sente que muitos gerentes estão explorando maneiras de trabalhar para alcançar uma boa produtividade. Não há solução rápida para gerenciar a situação em que nos encontramos hoje.

"Em tempos como estes, é bom ter conselhos baseados em pesquisas para se apoiar. Também é importante saber que o trabalho virtual exige um alto nível de confiança mútua, e isso é o que temos aqui, "diz Larsen.

Mesmo que ele tenha total confiança em seus colegas, Larsen também tem algumas diretrizes que não são baseadas em TI. Trabalhar em casa de pijama não é aceitável.

"De repente, você é chamado para uma reunião e se esquece de que está sentado de cueca, "ele sorri." Isso vai minar sua integridade em nenhum momento, então também temos um código de vestimenta, mesmo para trabalhar em casa, " ele diz.

Avise as pessoas quando você entrar e sair

“Quando uma equipe não consegue trabalhar no mesmo local, existe o perigo de que a confiança mútua possa ser prejudicada, "diz Nils Brede Moe." Isso, por sua vez, pode levar a uma redução na troca de informações e feedback, carga de trabalho desequilibrada, aumento do monitoramento, e pode criar o que chamamos de "espiral negativa de desconfiança, " ele diz.

Em particular, os pesquisadores aconselham que os membros da equipe devem informar seus colegas quando eles fazem logon e logoff.

"Se você está sentado esperando alguém responder, mas você não sabe se eles estão conectados ou não, não é difícil começar a se perguntar o que essa pessoa pode estar fazendo, "diz Moe." Se você der a todos uma ideia de como você está planejando o seu dia, como "Só vou sair no meio do dia para fazer compras para meus pais, "essas coisas podem facilmente ajudar a dissipar a desconfiança, " ele diz.

Suas descobertas indicam que também é inteligente reservar algum tempo para refletir sobre como o trabalho distribuído está funcionando. E isso também se aplica à equipe de gestão.

"A única coisa certa quando de repente temos que mudar a forma como trabalhamos é que temos que continuar melhorando para sermos eficientes, "diz Moe." Aqueles que se tornam os mais qualificados nisso acabarão sendo as equipes mais eficazes, " ele diz.

Nem todos podem trabalhar ao mesmo tempo

De acordo com Moe, os desafios sociais também podem prejudicar o trabalho efetivo em casa. Embora algumas pessoas possam se sentir solitárias e querer bater um papo de manhã cedo, outros podem achar que isso é estressante. Especialmente se estivermos compartilhando nosso local de trabalho em casa com outro adulto e tivermos filhos em casa.

"Uma maneira de resolver isso é chegar a um acordo de que dois membros da equipe devem estar sempre trabalhando ao mesmo tempo, "diz Moe. Desta forma, aqueles que têm filhos podem trabalhar depois que os filhos vão para a cama, sem sentir que estão "sozinhos" no trabalho, "diz. Esse será um fator importante se a situação que vivemos hoje se mantiver por um período prolongado.

Também é importante reservar um tempo para compartilhar com seus colegas o que aconteceu com você durante o dia, o que você está fazendo além do seu trabalho, e qual é a sensação de ficar em casa sozinho o dia todo.

Moe também incentiva as pessoas a usarem ferramentas de comunicação como o Slack, Equipes ou Yammer que permitem aos membros da equipe fazer perguntas e compartilhar informações sobre o que seus colegas estão fazendo.

Não se esqueça de novos funcionários

Um desafio que os pesquisadores bem conhecem nas últimas semanas é o chamado "onboarding" de novos funcionários. Contudo, se um novo colega entrar para a equipe, é importante não adiar só porque ele não pode se encontrar pessoalmente com seus colegas.

"Na verdade, incentivamos a recepção de novos funcionários em equipes que funcionam bem. Apenas certifique-se de que eles tenham um mentor que possa supervisioná-los, "diz Moe." Também é uma boa ideia organizar encontros virtuais onde os novos funcionários podem se conhecer desde o início e estabelecer suas próprias redes, " ele diz.

Um dia de trabalho mais eficaz

Christine Wald-Jacobsen é chefe do departamento de experiência do usuário no banco Sbanken, e é responsável por duas equipes de desenvolvedores e uma chamada equipe de UX. (As equipes de experiência do usuário trabalham com a experiência do usuário. Nota do editor)

"Na última quinta-feira, todos receberam diretrizes claras sobre como trabalhar em casa, "diz Wald-Jacobsen." Pretendemos ter uma reunião chamada "Slack-up" às nove da manhã, e outro às três da tarde para refletir sobre como nos sentimos sobre o dia, "ela diz e continua explicando." Slack-up é uma breve reunião matinal facilitada usando a ferramenta de comunicação remota Slack, projetado para informações escritas, " ela diz.

"Nas reuniões da manhã, todos relatam o que pretendemos fazer durante o dia e se precisamos ou não de assistência. Também notificamos qualquer obstrução na forma de realizarmos nossos trabalhos com eficiência. Por exemplo, pode haver algum aspecto da tecnologia ou outra coisa que eu possa ter que resolver, "diz Wald-Jacobsen.

Ela diz que eles estão modificando seus processos de trabalho o tempo todo. Algumas equipes agora realizam videochamadas diárias pela manhã, enquanto a reunião reflexiva da tarde agora se tornou um evento semanal.

Um desafio típico de trabalhar dessa forma é que a comunicação agora é principalmente por escrito, "diz Wald-Jacobsen.

"As discussões podem ficar acaloradas porque nem sempre nos entendemos totalmente. Muitas vezes, pode ser difícil dar um feedback construtivo, e às vezes as pessoas experimentam o feedback como crítica. Por exemplo, Tive de pedir aos membros da equipe que repassassem a discussão em vídeo a fim de esclarecer quaisquer mal-entendidos e exercitar a calma nas trocas do Slack, " ela diz.

No entanto, os resultados dessa forma de trabalhar têm sido muito satisfatórios.

"Muitas equipes sentem que têm um dia de trabalho mais eficaz. Nós entregamos muito mais e muito mais rápido, "diz Wald-Jacobsen.