Existe um antigo provérbio iídiche que diz "O homem planeja e Deus ri". A maioria - senão todos - de nós experimentou a verdade deste provérbio, e enfrentou o fracasso de nossos planos. Não importa o quão bem você esteja planejando, fluido, ambientes de negócios variáveis ​​e imprevisíveis impedirão que seus planos sejam totalmente implementados. Então, a questão é se devemos continuar planejando, saber que as circunstâncias tornarão nossos planos inviáveis. Não deveríamos apenas "seguir o fluxo" e improvisar nosso caminho para o futuro?

Talvez não seja uma questão de ou / ou, mas sim uma questão de ambos / e. Neste artigo, veremos como as organizações podem planejar para o imprevisto, e conciliar planejamento completo com adaptação improvisada. Propomos que as organizações modernas devem ser capazes de combinar esses dois elementos paradoxais, se eles devem prevalecer em um ambiente de negócios caracterizado por mudanças rápidas e constantes.

Em busca de soluções criativas

As equipes são os elementos organizacionais do pilar, É por meio das equipes que as organizações criam as condições para uma resposta adequada às mudanças e imprevisíveis dinâmicas do mercado. E o fazem por meio de um processo de adaptação que compreende ajustar os processos relevantes da equipe como uma reação às interrupções que exigem tal adaptação. Contudo, a mudança costuma ser tão rápida, e as respostas exigidas tão urgentes, que as equipes não têm tempo para planejar antes de agir e são forçadas a planejar e agir simultaneamente, ou seja, improvisar.

Quando confrontado com uma interrupção que compromete o plano inicial, e o tempo é escasso, as equipes podem buscar várias opções:podem insistir em seguir o mesmo plano, mesmo sabendo que as suposições básicas mudaram; eles podem tentar desenvolver um novo plano antes de implementá-lo, desperdiçando um tempo precioso em sua elaboração; eles podem até mesmo congelar em face do colapso da ordem organizacional; Contudo, eles também podem improvisar usando as ferramentas disponíveis para desenvolver uma solução criativa.

A improvisação pode, entretanto, ter consequências negativas se os agentes da improvisação estiverem inadequadamente preparados para lidar com esses cenários extremos. Um exemplo extremo de má improvisação é o caso desastroso do naufrágio fatal do navio Costa Concordia às margens da Isola del Giglio, uma ilha na costa oeste da Itália. O capitão ordenou uma "saudação" à ilha, o que requer navegar perto da costa. A manobra resultou na batida do navio em uma rocha próxima à ilha. Os eventos que se desenrolaram resultaram em consequências dramáticas. O caso revelou que, quando os membros da equipe estão mal equipados para improvisar, eles podem se afastar dos valores organizacionais, ou priorizar a satisfação das necessidades pessoais sobre os objetivos do grupo.

A boa notícia é que a improvisação pode ser treinada e as equipes podem ser preparadas para improvisar, aumentando a probabilidade de resultados positivos. Três elementos podem aumentar a qualidade da adaptação improvisada pela equipe:uma cultura experimental, estruturas mínimas, e sistemas de memória transativa.

Uma cultura experimental

Uma cultura experimental é aquela que promove a ação, em que a exploração e a criatividade são recompensadas e os erros são tolerados. Para que as equipes improvisem com eficácia, diferentes habilidades e conhecimentos são necessários, que exige que cada membro da equipe contribua. Como consequência, os membros da equipe devem sentir que quaisquer erros potenciais serão considerados fontes de aprendizagem, e que suas idéias serão apoiadas e encorajadas.

organizações fechadas, rígido, e as culturas não experimentais impedirão os membros da equipe de lidar com as interrupções, adaptando as rotinas da equipe à nova situação. Em contraste, uma cultura experimental fornecerá os recursos que permitem aos membros da equipe alterar prioridades e planos para improvisar soluções mais adequadas para eventos inesperados. Isso exige que as organizações adotem a "estética da imperfeição", tratando os erros como oportunidades, e não considerar a imperfeição como sinônimo de falha. Esse é particularmente o caso em situações em que as circunstâncias mudaram e os planos anteriores não são mais totalmente viáveis. Um exemplo paradigmático de improvisação bem-sucedida é a missão lunar Apollo 13, no qual, confrontado com a falha do sistema de suporte de vida, os astronautas improvisaram um reparo imediato do sistema usando materiais encontrados na espaçonave. Outro exemplo é o desenvolvimento bem-sucedido de um sistema de mensagens online pela Tencent, uma multinacional chinesa especializada em vários serviços e produtos relacionados à Internet. Os métodos de improvisação foram proeminentes e eficazes no desenvolvimento do sistema. O produto era conhecido por seu rápido ajuste às mudanças nas demandas do usuário, tecnologias e atividades da concorrência, e isso foi reconhecido como um fator importante de sucesso.

Estruturas mínimas

Estruturas mínimas compreendem quatro elementos-chave:mecanismos de controle invisíveis, objetivos claramente definidos, marcos de curto prazo, e elementos críticos da atividade. Mecanismos de controle invisíveis garantem que a criatividade não seja limitada. Por exemplo, estabelecer um conjunto bem definido de regras simples permite mais criatividade, como todos os membros da equipe têm uma base comum precisamente entendida para desenvolver seu desempenho. Objetivos claramente definidos garantem que, enquanto as equipes estão em meio a eventos perturbadores, elas permanecem focadas nas metas organizacionais. Por si só, esses objetivos não definem a ação, deixando espaço para improvisação; Contudo, eles são fortemente normativos em relação aos resultados de tal ação. Marcos de curto prazo fomentam um senso de urgência e permitem o controle das ações tomadas conforme a situação se desenrola. Isso permitirá a detecção de desvios dos objetivos organizacionais, permitindo a correção oportuna do curso de ação.

Também, o fato de que esses marcos podem ser planejados com antecedência dá à equipe algum senso de estrutura e estabilidade dentro do desenvolvimento um tanto caótico da situação perturbadora. Finalmente, elementos de atividade crítica compreendem aqueles elementos que são fundamentais para a atividade, sem o qual a tarefa não pode ser realizada. Para que a improvisação seja eficaz, é importante que o número de elementos críticos seja pequeno para que a equipe possa garantir que sejam totalmente executados em um tempo limitado. Todos os membros da equipe devem saber o que são, para que possam coordenar rapidamente a implementação dos elementos enquanto improvisam uma nova solução.

Por exemplo, foi observado que as equipes de desenvolvimento de novos produtos de sucesso frequentemente recorrem à improvisação. Para serem eficazes, eles são muito autônomos e intensamente interativos (mecanismos de controle invisíveis), têm metas e prioridades de desenvolvimento específicas (objetivos claros), desenvolver progressivamente vários protótipos (marcos de curto prazo), e identificar critérios críticos de qualidade e padrões de desempenho (elementos críticos).

Sistemas de memória transativa

Os sistemas de memória transativa referem-se ao conhecimento sobre quem sabe o quê em uma equipe. Quando as equipes estão improvisando, o acesso ao conhecimento de seus membros alavancará a capacidade da equipe de recombinar suas experiências anteriores e desenvolver respostas novas e eficazes. Além disso, por ter esse conhecimento, as equipes podem aumentar sua coordenação implícita, o que significa que seus membros podem antecipar as ações uns dos outros e ajustar dinamicamente seu comportamento sem se comunicarem expressamente uns com os outros.

Quando as equipes passam por situações estressantes, seus membros podem experimentar alta carga cognitiva. Isso significa que eles podem achar difícil processar todas as informações disponíveis, impedindo-os de reagir adequadamente às interrupções. Por ter um entendimento claro de quem sabe o que dentro da equipe, eles são capazes de processar novas informações com mais eficácia à medida que elas surgem e, assim, aumentar a probabilidade de sucesso na execução de ações de improvisação. Por exemplo, As equipes de resposta a emergências, como os bombeiros, não podem prever com exatidão quais conhecimentos serão necessários em uma situação específica. Portanto, o conhecimento de todos os membros da equipe em relação às habilidades específicas de todos os outros membros torna-se crítico para um resultado positivo.

Quando o tempo é abundante e a incerteza baixa, o planejamento atende às necessidades da organização quase perfeitamente. Contudo, como declarou o líder militar prussiano Helmuth Graf von Moltke tão eloquentemente no final de 1800, “Nenhum plano sobrevive ao contato com o inimigo”. Quando o tempo é escasso e a incerteza é alta, um bom planejamento não é suficiente. Em vez de, “a improvisação torna-se uma orientação alternativa ou complementar”.

Contudo, para que a improvisação funcione, algumas condições devem ser atendidas:as organizações devem criar uma cultura experimental na qual os erros sejam aceitos como parte de um processo de aprendizagem; as equipes devem desenvolver estruturas mínimas baseadas em mecanismos de controle invisíveis, objetivos claros, marcos de curto prazo, e um pequeno número de elementos críticos para a atividade; e finalmente, os membros da equipe devem ter um conhecimento claro de quem sabe o que dentro da equipe, para que possam aumentar a coordenação implícita. Mesmo que todas essas condições sejam atendidas, resultados positivos não são garantidos quando as equipes improvisam. Contudo, dada a incerteza de interrupções imprevistas e limitações de tempo extremas, as chances de sucesso aumentam dramaticamente.

Este artigo foi republicado de The Conversation sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.