p Prazos tendem a irradiar um senso de finalidade existencial, mas os gerentes de projeto sabem que raramente são gravados em pedra. p Embora possa parecer contra-intuitivo, abraçar essa incerteza pode ser a chave para projetos mais bem-sucedidos, Pesquisadores da Universidade de Michigan descobriram.

p A equipe inventou uma maneira de espiar por trás dos prazos, mapeie sua incerteza e inclua-a em um sistema de gerenciamento de projeto.

p "Nossa sociedade tende a pensar nos prazos como menos flexíveis do que outros aspectos de um projeto, Mas na realidade, muitas vezes não é o caso, "disse Tom Logan, um estudante de doutorado da U-M em engenharia industrial e de operações. "Quando reconhecemos isso, permite-nos fazer coisas realmente novas. "

p Logan trabalhou no projeto com Robert Bordley, professor de prática e diretor de programa em Sistemas Integrativos + Design na U-M College of Engineering.

p Em uma série de experimentos testando a técnica da equipe, melhorou a taxa de sucesso dos projetos em até 40%. Essa taxa de sucesso melhorada pode se manifestar de várias maneiras, incluindo uma conclusão mais oportuna, projetos que são mais bem ajustados aos seus requisitos originais e maior lucratividade.

p "Um prazo é apenas mais um requisito das partes interessadas e todos nós sabemos que os requisitos das partes interessadas contêm uma certa incerteza, "Bordley disse." Não podemos eliminar essa incerteza, mas muitas vezes podemos quantificá-lo. E descobri que o valor de fazer isso é muito grande. "

p A solução, detalhado em um estudo publicado no European Journal of Operational Research , é trabalhar com as partes interessadas para entender a incerteza e trabalhá-la no projeto como um ativo, variável gerenciável.

p A parte difícil vem primeiro - os gerentes devem pedir mais do que apenas as datas de conclusão otimistas e pessimistas que fazem parte da Técnica de Avaliação e Revisão do Projeto, a ferramenta estatística que sustenta o gerenciamento de projetos moderno. Isso requer uma reunião honesta com as partes interessadas e alguma investigação para aprender o raciocínio por trás dessas datas.

p "As partes interessadas estão sempre lidando com um conjunto complexo de incertezas, mas raramente são compartilhados com gerentes de projeto. O objetivo é aproximar os dois mundos e incorporar o conhecimento que é descoberto no processo de gestão, "Bordley disse.

p "Gosto de pedir às partes interessadas que pensem em uma situação que faria com que o prazo fosse adiantado em um mês, por exemplo. Conte-me sobre essa situação, estimar a probabilidade de isso acontecer. Concentre-se nos extremos. Dessa maneira, você acaba com prazos otimistas e pessimistas que são mais do que apenas números. "

p Com prazos otimistas e pessimistas em mãos, a próxima etapa é indicar a incerteza do prazo dentro do sistema de gerenciamento de projetos.

p Para fazer isso, Bordley diz, adicione um adicional, atividade virtual para um projeto. A atividade começa na data de conclusão otimista e termina na data de conclusão pessimista, criando um alvo virtual para conclusão dentro do prazo. Contanto que o projeto termine entre as datas otimistas e pessimistas, é considerado na hora certa. Quanto mais incerteza no prazo, quanto maior o alvo.

p O gerente pode então tomar decisões com base na incerteza do prazo. Um prazo menos certo significa uma meta maior e mais flexibilidade para concentrar recursos em outros requisitos do projeto que são mais certos.

p A atividade virtual também pode ser ajustada conforme o projeto avança - diminuindo conforme o prazo aumenta ou aumentando conforme a incerteza aumenta. De qualquer jeito, dá ao gerente uma previsão contínua da incerteza do prazo e a capacidade de planejar de acordo.

p "Essa técnica pode evitar que um gerente gaste muito tempo e recursos em um prazo que pode não importar muito no final, "Bordley disse." Se for macio, o gerente pode ver rapidamente que é fácil e focar os recursos em outros requisitos que são menos propensos a mudar. "

p Para testar a eficácia da modificação, a equipe construiu um modelo de computador que percorreu 1, 000 projetos simulados. Primeiro, eles aplicaram um modelo de gerenciamento de projeto PERT tradicional que ignora a incerteza do prazo, em seguida, aplicaram seu modelo modificado que reconhece a incerteza do prazo e ajusta os recursos conforme necessário.