p Robert Pozen é uma pessoa muito produtiva:um palestrante sênior do MIT Sloan, ele atuou como ex-presidente da Fidelity Investments, presidente executivo da MFS Investment Management, e como conselheiro geral associado da Comissão de Valores Mobiliários dos Estados Unidos. Seu livro mais recente é "Extreme Productivity:Boost Your Results, Reduza suas horas, "e ele ministra o curso de educação executiva do MIT Sloan Maximizing Your Personal Productivity:How to Be a Efficient and Effective Executive. p Pozen compartilhou dicas de produtividade em um webinar de 16 de janeiro moderado pelo reitor associado de educação executiva do MIT Sloan, Peter Hirst, parte da série Innovation @ Work.

p “Vejo tantas pessoas lutando com sua rotina diária. Esta é a aplicação do bom senso sistematizado, "Pozen disse.

p Aqui está o que ele tinha a dizer:

p Meça a produtividade nos resultados, não horas

p As horas são uma forma tradicional de monitorar a produtividade dos funcionários, disse Pozen, mas isso está desatualizado. Em vez de, pense na produtividade baseada no desempenho.

p "As horas não são um bom indicador do que produzimos, "ele disse." Eu perguntei aos jornalistas:'Você já gastou três semanas em um artigo que não era bom? E você passou três dias em um que foi realmente ótimo? Qual foi o uso mais produtivo do seu tempo? '"

p Classifique seus objetivos e priorize seu tempo

p Classifique seus principais objetivos para a semana seguinte e para o ano seguinte. "Tão poucas pessoas fazem isso, e é tão importante, " ele disse.

p Divida-os em oferta e demanda. Do lado da oferta:seus objetivos refletem o que você gosta e no que é melhor? Qual é o propósito por trás de cada atividade e objetivo? Do lado da demanda:até que ponto seus objetivos levam em consideração as necessidades da sua organização?

p Não se preocupe com as pequenas coisas

p "Temos tantas coisas pequenas que nos oprimem, e acabamos usando nosso tempo nisso, como e-mail. A maioria de nós olha o e-mail a cada três a cinco minutos. Em vez de, olhe a cada uma ou duas horas, e quando você olha, olhe apenas para o assunto e o remetente, " ele disse.

p Pozen usa a técnica "OHIO". O método "Tratar apenas uma vez" significa que quando você lê um e-mail, decidir se justifica uma resposta. Se então, responder imediatamente. Mas 80 por cento dos e-mails não exigem resposta, ele disse.

p Se você está preso a uma tarefa essencial, mas servil, que simplesmente não consegue concluir, não procrastine.

p "Divida-o em algumas partes fáceis, "ele disse." Comece com o mais fácil. Assim que você começar e puder fazer uma peça, você se sentirá bem o suficiente para passar para o próximo. "

p Para projetos de alta prioridade:comece no final, não o começo

p Não espere até o final de um projeto para escrever as conclusões, Pozen advertiu. Em vez de, faça um a dois dias de pesquisa e formule conclusões provisórias. Execute uma verificação "no meio do voo" para revisar, em seguida, tire as conclusões finais.

p "A maioria das pessoas passa seis ou sete semanas coletando dados, falando com as pessoas, e então, nas últimas duas semanas, eles passaram um tempo tentando sintetizar e encontrar as respostas-chave. Essa é uma maneira ineficiente de lidar com projetos de pesquisa, "ele disse." Se você esperar, você vai reunir muitos dados que se revelaram irrelevantes. "

p Tire um tempo para pensar

p Reserve um tempo para contemplação em sua programação diária. Nem toda hora precisa ser programada.

p "Você precisa de um tempo de inatividade para pensar - faz parte do trabalho da maioria das pessoas, "disse. Dessa forma você garante que seu dia esteja alinhado com seus objetivos ao invés de gasto em reuniões.

p Ser chato

p O ex-presidente Barack Obama viajaria com alguns ternos azuis, Pozen disse, para que ele não se atolasse em escolhas de moda. Elimine as variáveis ​​de sua rotina - o que vestir, o que comer no café da manhã - e torná-lo previsível para reduzir o tempo de tomada de decisão.

p "Pela manhã, tente ser uma pessoa chata, " ele disse.

p Ir para casa

p “Todo dia não pode ser uma emergência, "disse ele. Raramente há um motivo para ficar no trabalho depois da hora do jantar. Chegue em casa em um horário razoável e jante com sua família. Desconecte os aparelhos eletrônicos. Não atenda telefonemas ou e-mails, ele disse.

p "Pare na porta e leia seus e-mails, então quando você estiver no jantar, você pode se concentrar [em sua família] por duas ou três horas, " ele disse.

p Muitas vezes, as pessoas têm medo de sair mais cedo porque outros funcionários podem julgá-las.

p "Às vezes, as pessoas se orgulham de ter momentos presenciais, e eles acham que isso os torna produtivos. Às vezes, as pessoas têm medo de sair às 5h30, mesmo que terminem porque são vistas de forma estranha, "disse ele." Mas essas pessoas podem ter jogado videogame ou em reuniões o dia todo. "