Trabalhar em vários projetos é a norma para a maioria dos trabalhos nos dias de hoje. Na verdade, mais de 80% dos funcionários fazem malabarismos com vários projetos de trabalho ao mesmo tempo, de acordo com pesquisas recentes.
Esses arranjos são generalizados, com 59% dos funcionários trabalhando entre dois e cinco projetos, 11% em seis a dez projetos e 15% em mais de dez ao mesmo tempo. A lógica por trás da alocação de funcionários para vários projetos é muitas vezes considerada como aumento da produtividade, mas é simplesmente uma maneira de economizar tempo, dinheiro e recursos para as empresas.

Então, essas práticas de trabalho são realmente benéficas para as empresas, sem mencionar os funcionários e os projetos em que trabalham? Após a pandemia do COVID-19, enquanto continuamos a debater demandas excessivas de trabalho, pressões de carreira e satisfação no trabalho (você quase certamente já ouviu falar sobre o fenômeno da "desistência silenciosa", quando os funcionários fazem o mínimo para permanecer no folha de pagamento) esta é uma questão importante a ser discutida.

E, de fato, nossa nova pesquisa mostra que trabalhar em muitos projetos prejudica o desempenho e não é benéfico para funcionários, projetos ou empresas. Chegamos a essa conclusão depois de colaborar com um fabricante de bombas hidráulicas líder mundial que possui cerca de 20.000 funcionários em mais de 50 países.

Analisamos registros detalhados dos projetos dessa empresa, incluindo indicadores-chave de desempenho mensais (ou metas), responsabilidades dos funcionários e informações sobre alocação de tempo. Em seguida, estudamos os registros de recursos humanos da empresa e outros registros de trabalho para coletar informações adicionais sobre seus funcionários. As pessoas que estudamos variavam em classificação, experiência, gênero, função e localização. Com o uso de modelagem estatística, descobrimos por que e como você pode atingir a carga de trabalho ideal quando atribuído a vários projetos.

Limite de cinco projetos

Depois de observar centenas de funcionários nesta grande multinacional ao longo de vários anos, descobrimos que fazer malabarismos com mais de cinco projetos simultâneos pode prejudicar o cumprimento dos prazos dos projetos. Mas trabalhar em menos de cinco projetos pode impedir que as pessoas atinjam a produtividade máxima.

Ao trabalhar em menos projetos, há mais chances de perder tempo por estar ocioso. Por exemplo, se outros membros da equipe não entregarem suas contribuições no prazo, você pode alternar para trabalhar em uma tarefa para um projeto diferente enquanto espera.

Trabalhar em vários projetos pode ajudar todos os tipos de trabalhadores a desenvolver práticas de trabalho mais eficazes. Por exemplo, os engenheiros podem implantar processos de filas automatizados e os cirurgiões podem desenvolver esquemas de prioridade flexíveis ao trabalhar com vários pacientes. Em outras palavras, os funcionários se beneficiam de soluções criativas ao trabalhar em vários projetos, permitindo que eles façam mais em menos tempo.

Portanto, ter poucos projetos não é bom. Que tal muitos? Descobrimos que funcionários com mais de cinco projetos podem sentir falta de foco e capacidade cerebral aumentada. Por exemplo, esses funcionários podem ter dificuldades em estar presentes no momento. Isso é chamado de "resíduo de atenção" e tem se mostrado penetrante em tudo o que fazemos. Portanto, da próxima vez que seu chefe pedir para você participar de outra chamada do Zoom para discutir um novo projeto, nossa pesquisa mostra que você deve pensar duas vezes antes de aceitar.

Condições ideais

Embora ter cinco projetos possa ser o ideal, nem todos os funcionários e empresas têm escolha. A boa notícia é que nossa pesquisa também aponta três condições-chave para um melhor manejo de múltiplos projetos de trabalho.

1. Quem você é

Pesquisas mostram que a especialização profunda em uma tarefa pode permitir que os funcionários trabalhem com mais eficiência. Pense em um especialista em logística que tenha uma combinação de educação relevante e experiência de trabalho em cadeias de suprimentos. Ela pode utilizar as mesmas práticas em todos os projetos sem precisar "reinventar a roda". Da mesma forma, um engenheiro que sabe tudo sobre um determinado tipo de software pode entender mais rapidamente os requisitos de cada novo projeto relacionado a esse sistema.

2. Em quais projetos você trabalha

Projetos semelhantes podem exigir soluções quase idênticas que podem ser repetidas várias vezes. Por exemplo, se um escritor trabalha em três ou quatro projetos voltados para um público semelhante, ele pode usar os mesmos modelos ou ferramentas para executar determinadas tarefas.

3. Com quem você trabalha

Ver rostos familiares em vários projetos economiza tempo em longas apresentações, mal-entendidos e esclarecimentos, de acordo com nossa pesquisa. Colegas que se conhecem podem contar com experiências compartilhadas e usar as melhores práticas do passado.

No final, trabalhar em muitos projetos prejudica funcionários, projetos e empresas. Isso afeta a produtividade e o moral dos funcionários e pode levar ao esgotamento. Portanto, em vez de sobrecarregar os funcionários, os gerentes devem melhorar a forma como alocam seu tempo.

Isso cria uma situação ganha-ganha para funcionários e empresas. As empresas ainda podem ter pessoas trabalhando em vários projetos. Mas para equilibrar a produtividade e as demandas dos funcionários, eles podem alocar trabalhadores mais especializados para projetos simultâneos envolvendo rostos familiares e demandas semelhantes. E é assim que o trabalho em equipe faz o sonho funcionar.