Ter um sistema de arquivamento efetivo pode economizar tempo e energia quando você tem informações importantes que precisam ser recuperadas rapidamente de um grande volume de arquivos. Existem dois tipos de sistemas de arquivamento, aqueles que utilizam números, ou sistemas numéricos, e aqueles que usam letras ou sistemas alfabéticos. Aprender a usar esses sistemas é essencial para decidir o que é melhor para você. Embora existam várias categorias, é fácil compreender os fundamentos desses sistemas de arquivamento.

Decida o tipo de sistema alfabético e numérico que funcionaria melhor para os tipos de documentos que você deseja arquivar. Existem três sistemas alfabéticos básicos a serem considerados e quatro sistemas numéricos, o mais comum deles é o sistema decimal. Os três sistemas alfabéticos são tópicos, enciclopédicos e geográficos.

Comece definindo o sistema "alfabético tópico". Isso também é conhecido como o sistema "dicionário" e é o mais fácil de entender. Neste caso, cada arquivo está dando um título e esses títulos são organizados em ordem alfabética de A a Z. Eles não são agrupados em assuntos e não têm categorias, portanto, esse sistema geralmente é melhor para pequenas quantidades de arquivos.

Compreenda o sistema "enciclopédico" ou "classificado". Nesse sistema, há grandes títulos ou assuntos abrangentes, como história ou filosofia, que têm assuntos menores agrupados alfabeticamente dentro deles. Se for necessário, pode haver arquivos adicionais organizados em ordem alfabética dentro dessas subposições. Por exemplo, na história você poderia ter subtítulos intitulados com décadas e dentro desses arquivos, arquivos que designam certos aspectos da história, como tecnologia ou guerra. Essas subcategorias podem continuar até você achar que o sistema de arquivamento é eficiente para você.

Considere aprender o sistema "geográfico" para documentos que contêm informações relacionadas a locais. Assim como o sistema de enciclopédia, esse sistema tem categorias importantes, como países ou estados com subcategorias, como cidades ou vilas arquivadas em ordem alfabética.

Entenda pelo menos o básico dos sistemas de classificação decimal. Este é o sistema decimal de Dewey, que é usado com mais freqüência pelas bibliotecas para categorizar livros e materiais de referência por números de chamada. Nesse caso, você não pode ter mais de 10 categorias por causa da restrição decimal de usar apenas números de zero a nove. Estas dez categorias podem então ser subdivididas em 10 categorias adicionais quantas vezes forem necessárias da mesma forma que o sistema alfabético da enciclopédia funciona.

Divida o sistema decimal em partes fáceis de aprender. Por exemplo, talvez sua biblioteca atual exija que você tenha três casas decimais para que suas dez categorias sejam listadas como 000, 100, 200 e assim por diante, cada uma com um título. Dentro de cada um deles, haveria subcategorias como 002 ou 103 até que todas as casas decimais fossem preenchidas. Neste caso, o 002 representa uma categoria nos anos 2000 e o 103 representa uma categoria nos anos 100. Esse sistema é bom para volumes de informações extremamente grandes, pois os números decimais podem ser expandidos e adicionados conforme necessário.

Dica

Se o treinamento formal facilitar o aprendizado, você pode considerar ter aulas de arquivamento em o departamento de negócios da sua comunidade local ou você poderia fazer uma aula de ciências bibliotecárias para um sistema decimal mais complicado.