Os registros físicos podem ser armazenados em uma variedade de mídias, cada uma com suas próprias vantagens e desvantagens:

papel:

* Vantagens: Durável, prontamente disponível, relativamente barato, fácil de ler e escrever.
* Desvantagens: Propenso a danos causados ​​pela água, fogo e insetos, ocupa muito espaço, difícil de pesquisar grandes volumes.

Microfilme/microfia:

* Vantagens: O armazenamento compacto, durável, pode ser facilmente duplicado.
* Desvantagens: Requer equipamento especializado para visualizar, pode ser difícil ler a resolução de imagem limitada.

fita magnética:

* Vantagens: Alta capacidade de armazenamento, transferência de dados relativamente barata e rápida.
* Desvantagens: Propenso a danos causados ​​por campos magnéticos, suscetíveis ao desgaste, difícil de acessar registros individuais.

Mídia óptica (CDs, DVDs, discos de Blu-ray):

* Vantagens: Alta capacidade de armazenamento, durável, relativamente barata.
* Desvantagens: Pode ser facilmente arranhado, suscetível a danos causados ​​pelo calor e umidade, ciclos de gravação limitados.

Outros:

* Cartões Punch: Desatualizado, mas ainda usado em algumas aplicações, especialmente para máquinas especializadas.
* placas de metal: Durável, mas caro, usado para fins de arquivo.

Além da própria mídia, o armazenamento físico de registros pode ser influenciado por vários fatores:

* Ambiente de armazenamento: A temperatura, a umidade e a exposição à luz afetam a longevidade dos registros físicos.
* Organização: Os sistemas de arquivamento e rotulagem são essenciais para facilitar a recuperação e o acesso.
* Segurança: Controle de acesso e medidas para evitar roubo e danos são cruciais para proteger informações sensíveis.

A escolha do método de mídia e armazenamento dependerá de vários fatores, incluindo o tipo de informação, o volume de registros, o orçamento e o nível desejado de segurança e longevidade.