O recente caso de arquivos médicos em papel de um hospital de Brisbane encontrados em uma rua movimentada destaca a necessidade de segurança, descarte controlado de prontuários médicos.

Os arquivos eram de clínicas ambulatoriais e continham nomes de pacientes e suas consultas, mas não detalhes médicos. Agora Queensland Health está investigando as circunstâncias de como os arquivos foram encontrados publicamente, em vez de ser destruído com segurança por um empreiteiro.

Então, como os hospitais e clínicas estão lidando com seus registros em papel antigos à medida que mudam para sistemas eletrônicos? Como eles estão lidando com o tsunami de arquivos que precisam ser descartados com segurança?

Seus registros médicos, seja em papel ou eletrônico, precisam ser mantidos enquanto são relevantes para o seu cuidado, com acesso restrito para proteger sua privacidade. Mas quem decide quando os registros médicos não são mais necessários? O que acontece depois?

Os governos em todos os níveis têm legislação para isso. Por exemplo, o departamento de saúde de Queensland especifica o que é destruído e quando, de acordo com uma programação dos Arquivos do Estado de Queensland. Isso cobre registros médicos no sistema público de saúde em formato físico (papel, fotografias, filme), em formato eletrônico ou uma mistura dos dois.

Esse, por exemplo, diz que "os registros exibindo evidências de atendimento clínico a um indivíduo ou grupos de pacientes / clientes adultos" devem ser mantidos "por dez anos após a última prestação de serviço ao paciente / cliente ou ação médico-legal". Há uma série de exceções relacionadas a, por exemplo, testes clínicos, saúde mental e doenças transmissíveis. Para cada exceção, há um período de tempo específico de quanto tempo o arquivo precisa ser mantido.

Os Arquivos do Estado de Queensland também informam sobre como os registros devem ser destruídos com segurança, seja por retalhamento, polpação ou queima.

Os hospitais podem contratar serviços comerciais para destruir arquivos de papel. Mas o dono do documento, neste caso, o hospital, é o responsável final por garantir que isso seja realizado legalmente.

O Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) estabeleceu padrões de prática para clínicas de GP. Estes requerem a destruição segura (por exemplo, por trituração) de registros em papel antes do descarte.

Então, hospitais e clínicas de GP precisam desenvolver e implementar políticas e procedimentos que definam explicitamente quando e como os registros médicos devem ser descartados, e também manter um registro de quando isso acontece.

Contudo, determinar se um registro médico individual entre as vastas quantidades mantidas ultrapassou seu "prazo de validade" pode consumir muitos recursos da equipe administrativa.

Isso significa que o principal fator para a destruição de registros em papel é provavelmente a necessidade de liberar um escritório caro ou espaço de armazenamento. É esse tipo de cenário que pode eventualmente resultar em registros sendo acidental ou deliberadamente despejados em qualquer lugar, sempre que.

A mudança em direção aos registros digitais

A situação de Brisbane destaca as limitações do "business as usual" em relação aos registros médicos, que inclui registros em papel mantidos em vários locais, em hospitais, em clínicas de GP e com especialistas.

Considere a trilha de papel do seu próprio registro médico, "que pode incluir arquivos de internações hospitalares, registros mantidos pelo seu médico local ou outro especialista, e resultados de exames de sangue e raios-x realizados em outros lugares.

Tanto no nível pessoal quanto no de toda a população, há claramente inúmeras oportunidades de acesso não intencional a esses documentos físicos. Registros eletrônicos armazenados de forma centralizada e segura podem lidar com esse risco, e também trazem uma série de outras vantagens.

Violações de privacidade relacionadas a registros médicos em papel são em parte uma função de uma transição mundial de um ambiente familiar confiável de registros em papel para registros médicos eletrônicos.

Isso multiplica dramaticamente o volume de registros em papel que precisam ser destruídos - desde apenas aqueles que estão "desatualizados" até cada registro que é digitalizado e tornado redundante.

O caso de Brisbane também destaca a sensibilidade dos registros médicos em todas as suas formas, um fator também em jogo no debate My Health Record.

Em quem confiamos para manter nossos registros médicos confidenciais seguros? Devemos confiar nos antigos registros em papel (parte do status quo) ou em um registro médico eletrônico centralizado?

A situação de Brisbane, destacando as limitações dos registros em papel, certamente desafia as noções de confiar no familiar e favorecer o status quo.

Então, o que podemos esperar?

Como todas as transições desta escala, há uma série de custos envolvidos na mudança de registros médicos em papel para eletrônicos, uma delas é a perspectiva de novas violações de dados de registros em papel, à medida que montanhas de registros redundantes são destruídos. No entanto, esses custos de transição precisam ser equilibrados em relação ao benefício final dos registros eletrônicos.

Mesmo aceitar esses benefícios não significa necessariamente que as pessoas ficarão automaticamente mais confortáveis ​​com registros médicos eletrônicos, como My Health Record. Para que isso ocorra, as pessoas também precisam superar uma falta geral de confiança no governo.

Contudo, nossa pesquisa mostra que é possível encorajar as pessoas a usar os serviços governamentais online. Aproveitando a ciência comportamental, mostramos que fornecer suporte ao cliente e promover os benefícios e a facilidade dos serviços online ajuda na transição das filas e formulários em papel para o uso de serviços online.

Esperança para o futuro

Na pressa de arrastar as pessoas para plataformas on-line novas e brilhantes, isso ilustra o simples ato de falar às pessoas sobre as vantagens e apoiar sua transição pode abordar muitas das barreiras psicológicas à mudança.

Então, esperançosamente, podemos ver o fim dos registros e serviços médicos em papel, e menos registros de papel sendo jogados na beira da estrada. Enquanto os registros em papel existirem, eles estarão vulneráveis ​​a acesso não autorizado - seja dentro de uma instalação de armazenamento ou em trânsito para destruição. Contudo, cada caso de acesso não autorizado é diminuído pelo número de registros em papel destruídos com sucesso e segurança, nunca mais poderá ser acessado fisicamente.

Este artigo foi republicado de The Conversation sob uma licença Creative Commons. Leia o artigo original.