"Caixa de entrada zero" muitas vezes parece o objetivo final inatingível. Você pode passar horas organizando seu e-mail, e de alguma forma um dilúvio de novas mensagens sempre surgirá.

Desde suas origens na década de 1970, há um desejo antigo de automatizar vários aspectos do e-mail. Alguns podem até se lembrar do flerte dos anos 90 com "procmail, "que permite aos autores escrever scripts de expressão regular para classificar seus e-mails nas pastas escolhidas.

Embora tenha havido vários desenvolvimentos desde então, a abordagem de tamanho único de aplicativos como o Gmail ainda deixa muitos usuários pensando, clicando, e separando até o que pode parecer o fim dos tempos.

Pesquisadores do Laboratório de Ciência da Computação e Inteligência Artificial do MIT (CSAIL) decidiram se aprofundar nas necessidades específicas das pessoas por meio de um estudo de três partes e uma nova ferramenta de código aberto que permite aos usuários escrever, teste, e aprimorar scripts Python simples para controlar e-mails recebidos.

A equipe primeiro conduziu um workshop para identificar categorias de necessidades de e-mail, seguido por uma pesquisa maior para aprofundar sua compreensão das necessidades identificadas. Eles então examinaram o código-fonte no Github para ver os tipos de necessidades de automação que eram importantes o suficiente para os usuários de email resolverem por conta própria. Finalmente, a equipe usou essas descobertas para testar uma nova ferramenta desenvolvida por eles chamada "YouPS" (Seu Serviço Postal).

A equipe descobriu que mais de 40% dos usuários de e-mail achavam que suas regras desejadas não podiam ser expressas usando clientes de e-mail comuns, como Gmail ou Outlook.

YouPS, que ainda está em fase de testes, permite que os usuários escrevam regras de filtro mais específicas para e-mails recebidos. Os usuários podem adicionar várias guias do editor, cada um relacionado a um modo de e-mail separado, e eles também podem escrever regras diferentes para cada modo, para que sua caixa de entrada se comporte de maneira diferente dependendo da atual.

Você pode não querer e-mails de uma lista de mala direta do campus durante as férias de verão, por exemplo, ou você pode optar por silenciar um remetente de e-mail incômodo que enviou muitas mensagens em um curto período de tempo.

"Gerenciar nossas caixas de entrada de maneira tão granular com algo como YouPS poderia eventualmente ajudar a dar aos não programadores as ferramentas para gerenciar seus e-mails, e ajudam a economizar tempo para tarefas ou trabalho mais intensos, "diz Soya Park, um Ph.D. aluno do CSAIL e autor principal de um novo artigo sobre o sistema.

Melhores modelos de dados desejados

Para muitos de nós, uma enxurrada de e-mails durante um prazo apertado interrompe o fluxo de trabalho e atrapalha o foco mental.

Com aquilo em mente, muitos usuários queriam filtros que pudessem capturar informações "não vistas" que não estavam nos cabeçalhos do e-mail ou especificamente marcadas (ou seja, remetente ou data). Isso incluía coisas como andamento - pendente ou concluído - prazo, tema, prioridade, e tarefa.

Um filtro em potencial pode ver que uma mensagem parece exigir uma ação, e rotule-o como "pendente, "ou marque um prazo, se necessário.

Os filtros também podem estar relacionados à hora do dia, características do segmento de e-mail, como respostas anteriores de um destinatário, ou número ou taxa de respostas de outros - e o estado do destinatário (ou seja, ocupado, no escritório, de férias).

Gerenciando a atenção:notificações, modos, e contexto

O professor David Karger do MIT diz que os filtros de e-mail padrão não oferecem muita flexibilidade. Por exemplo, alguns usuários não gostaram do fato de esses filtros não poderem ser usados ​​por curtos períodos de tempo ou personalizados para as necessidades específicas do dia.

Os filtros automáticos também carecem de contexto para sutilezas além daquilo em que foram treinados. As regras atuais de filtragem de e-mail são baseadas apenas em metadados de mensagens recebidas, como se fosse de um remetente específico ou contivesse certas palavras-chave. Os usuários queriam incorporar mais contexto fora do conteúdo de uma única mensagem, como as respostas anteriores de um destinatário, ou número ou taxa de respostas de outras pessoas.

O que mais, com maior acesso a laptops, telefones, e tablets, o e-mail tornou-se uma forma "instantânea" de comunicação cada vez mais esperada. Para endereçar isto, os usuários criaram regras para filtros de notificação mais personalizados e modos temporários.

Com YouPS, modos temporários, como "modos de hibernação" noturnos ou modos de trabalho diurnos, "pode ​​ser útil para quem tem horários específicos. Por exemplo, todos os e-mails em "modo de espera" podem ser rotulados como "Para amanhã, e-mails "enquanto" modo de trabalho "podem ser marcados como" Tarefas ".

Modos adicionais para coisas como férias, conferências, ou mesmo à noite poderiam ter regras mais específicas para melhor atender às necessidades dos usuários. O modo de conferência de um usuário pode ter uma regra que destaca apenas os e-mails relacionados à conferência (ou seja, encontros, anúncios), ou um modo de "emoção" pode entrar em ação dependendo de um humor cansado ou ansioso.

Todos esses filtros mais detalhados giram em torno de um objetivo mais amplo de usar uma ferramenta para gerenciar melhor a atenção em um mundo hiperconectado.

Testando a ferramenta

Para ter uma ideia do que os programadores já estavam fazendo para deixar o e-mail mais organizado, a equipe passou pelo GitHub para pesquisar scripts escritos relacionados a e-mail e filtros, e descobri que esse processamento complexo representava pelo menos 40% dos scripts de e-mail.

Quando finalmente usar o YouPS, os usuários descobriram que o vocabulário de e-mail estendido era útil para criar scripts das regras que os usuários desejavam, como uma forma de escrever respostas automáticas de férias que podem ser enviadas aos colegas de trabalho, mas não membros da família.

No futuro, a equipe espera fazer uma implantação em larga escala. Eles também planejam estender os recursos de automação de e-mail do YouPS para não programadores, criando interfaces gráficas com o usuário para expressar regras que usam um vocabulário não técnico muito mais amplo.

"O e-mail tem um amplo espectro de usuários, "diz Park." Uma interface fixa para um cliente de e-mail simplesmente não consegue atender às diversas necessidades de muitos usuários de e-mail. As necessidades que encontramos nesses estudos guiarão os futuros designers e desenvolvedores de clientes de e-mail e sistemas de gerenciamento de caixa de entrada. "

"Muitos scripts para automatizar e-mail foram encontrados nos arquivos do software Github, ainda assim, essas técnicas de automação não são incorporadas em clientes de e-mail comuns, "diz Susan Fussell, um professor de ciência da informação e comunicações na Universidade Cornell que não esteve envolvido no artigo. "Isso sugere a necessidade de um pipeline entre o repositório Github e os usuários de e-mail comuns, para que os usuários saibam quais scripts estão lá e como usá-los - e um dia serão integrados a clientes de e-mail populares. "

Esta história foi republicada por cortesia do MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), um site popular que cobre notícias sobre pesquisas do MIT, inovação e ensino.